(1) Die Registerbehörde hat über die von ihr auf Grund der Übermittlungsersuchen vorgenommenen Abrufe, die Abrufe anderer Stellen und über die Mitteilungen nach § 11 Aufzeichnungen zu fertigen, aus denen der Zweck, die bei der Durchführung des Abrufs verwendeten Daten, die übermittelten Daten, der Tag und die Uhrzeit sowie die Bezeichnung der ersuchenden Stellen und die Angabe der abrufenden sowie der verantwortlichen Person hervorgehen müssen. ²Aus der Angabe zum Zweck der Abrufe muß die Erforderlichkeit der Datenübermittlung erkennbar sein. ³Bei einer Gruppenauskunft sind zusätzlich die Gruppenmerkmale aufzunehmen.
(2) Die Aufzeichnungen dürfen nur für Auskünfte an die betroffene Person nach Artikel 15 der Verordnung (EU) 2016/679 in Verbindung mit § 34 sowie für die Mitteilung nach Artikel 19 der Verordnung (EU) 2016/679 und nach § 38 oder zur datenschutzrechtlichen Kontrolle der Zulässigkeit der Abrufe verwendet werden. ²Sie sind durch geeignete Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff zu sichern und nach Fristablauf zu löschen, wenn sie nicht für ein bereits eingeleitetes Kontrollverfahren benötigt werden. ³Aufzeichnungen über Gruppenauskünfte sind gesondert aufzubewahren.